¿Qué es Kanban?
Kanban es un tablero visual que organiza tus conversaciones en columnas basadas en su estado. Proporciona una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar para gestionar conversaciones, facilitando ver el flujo de trabajo y mover conversaciones entre diferentes etapas.
¿Cómo funciona?
1. Columnas de estado
Las conversaciones se organizan en columnas, cada una representando un estado (ej., Activo, Pendiente, Completado, Spam).
2. Arrastrar y soltar
Haz clic y arrastra tarjetas de conversación entre columnas para cambiar su estado instantáneamente.
3. Filtrar y buscar
Usa filtros para encontrar conversaciones específicas por agente, etiqueta, clientes potenciales calientes o estado de ventana de 24 horas.
4. Vista previa rápida
Haz clic en una tarjeta de conversación para previsualizar mensajes y detalles de contacto sin salir del tablero.
Conceptos clave
Cada columna representa un estado de conversación:
- Estados predeterminados: Activo (verde), Pendiente (amarillo), Completado (gris), Spam (rojo)
- Estados personalizados: Crea tus propios estados con nombres y colores personalizados
- Orden de columnas: Reordena columnas para que coincidan con tu flujo de trabajo
- Codificación de colores: Cada estado tiene un color para identificación visual rápida
Cada conversación aparece como una tarjeta mostrando:
- Información del contacto: Nombre, foto de perfil, número de teléfono
- Último mensaje: Vista previa del mensaje más reciente
- Agente asignado: Agente que maneja la conversación (si está asignado)
- Conteo de no leídos: Número de mensajes no leídos
- Indicador de cliente potencial caliente: Icono 🔥 para clientes potenciales calientes
- Estado de ventana de 24h: Indicador visual si la conversación está dentro de la ventana de 24 horas
- Etiquetas: Etiquetas de contacto para categorización
Filtra conversaciones para enfocarte en subconjuntos específicos:
- Buscar: Buscar por nombre de contacto o número de teléfono
- Solo calientes: Mostrar solo clientes potenciales calientes (🔥)
- Ventana de 24h: Filtrar por ventanas activas (dentro de 24h) o expiradas
- Agente: Filtrar por agente asignado o mostrar conversaciones sin asignar
- Etiqueta: Filtrar por etiqueta de contacto
El tablero Kanban muestra estadísticas en tiempo real:
- Total de conversaciones: Número total de conversaciones (respeta filtros)
- Mensajes no leídos: Total de mensajes no leídos en todas las conversaciones
- Clientes potenciales calientes: Número de conversaciones con estado de cliente potencial caliente
- Ventana de 24h activa: Conversaciones con actividad en las últimas 24 horas
Cómo usar Kanban
Ver el tablero
Abre el tablero Kanban para ver todas las conversaciones organizadas por columnas de estado. Cada columna muestra el conteo de conversaciones.
Aplicar filtros (Opcional)
Usa filtros para reducir conversaciones:
- Buscar por nombre de contacto o teléfono
- Filtrar por agente (si tienes permiso)
- Mostrar solo clientes potenciales calientes
- Filtrar por estado de ventana de 24h
- Filtrar por etiqueta de contacto
Mover conversaciones
Arrastra y suelta tarjetas de conversación entre columnas para cambiar su estado:
- Haz clic y mantén presionada una tarjeta de conversación
- Arrástrala a la columna de estado deseada
- Suelta para soltar - el estado se actualiza automáticamente
- La tarjeta aparece en la nueva columna
Vista previa de conversaciones
Haz clic en una tarjeta de conversación para ver:
- Detalles de contacto y etiquetas
- Historial de mensajes recientes
- Información del agente asignado
- Enlace rápido para abrir en bandeja de entrada
Gestionar estados (si está permitido)
Haz clic en "Agregar estado" para crear estados personalizados:
- Crea nuevos estados con nombres y colores personalizados
- Edita estados existentes (nombre y color)
- Reordena columnas arrastrando
- Elimina estados personalizados (los estados del sistema no se pueden eliminar)
Gestionando estados
Crear estado
Agrega estados personalizados para que coincidan con tu flujo de trabajo. Cada estado necesita un nombre y color.
Editar estado
Modifica nombre y color del estado. Los estados del sistema se pueden editar pero no eliminar.
Eliminar estado
Elimina estados personalizados. Al eliminar, debes especificar dónde mover las conversaciones existentes.
Reordenar columnas
Arrastra columnas para reordenarlas. El orden determina cómo aparecen los estados en el tablero.
Mejores prácticas
Hacer
- Usa estados que coincidan con tu flujo de trabajo
- Mantén nombres de estado claros y descriptivos
- Usa codificación de colores consistentemente
- Actualiza regularmente estados de conversación
- Usa filtros para enfocarte en conversaciones específicas
- Reordena columnas para que coincidan con tu flujo de proceso
No hacer
- Don't create too many statuses (keep it simple)
- Don't forget to update statuses when conversations progress
- Don't use similar colors for different statuses
- Don't delete statuses with many conversations without planning
Integración con otros módulos
Buzón
Kanban y Bandeja de entrada comparten las mismas conversaciones. Los cambios en Kanban se reflejan en Bandeja de entrada y viceversa.
Agentes
Filtra conversaciones por agente asignado. La asignación de agente afecta qué conversaciones ven los agentes.
Etiquetas de Contactos
Filtra conversaciones por etiquetas de contacto. Las etiquetas ayudan a categorizar y organizar conversaciones.
Solución de problemas
Problema: No se pueden arrastrar conversaciones entre columnas.
Soluciones:
- Asegúrate de tener permiso para mover conversaciones
- Verifica compatibilidad del navegador (se requieren navegadores modernos)
- Intenta actualizar la página
- Verifica si JavaScript está habilitado
- Verifica que estés haciendo clic y manteniendo presionada la tarjeta antes de arrastrar
Problema: Las tarjetas de conversación no aparecen en las columnas.
Soluciones:
- Verifica si tienes conversaciones con ese estado
- Verifica que los filtros no estén ocultando todas las conversaciones
- Intenta limpiar todos los filtros
- Verifica la consola del navegador para errores
- Actualiza la página
Problema: El botón de eliminar estado está deshabilitado o no funciona.
Soluciones:
- Los estados del sistema (Activo, Pendiente, Completado, Spam) no se pueden eliminar
- Solo los estados personalizados se pueden eliminar
- Asegúrate de tener permiso para gestionar estados de kanban
- Al eliminar, debes seleccionar un estado objetivo para mover las conversaciones
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo usar Kanban y vista de lista de Bandeja de entrada juntos?
R: ¡Sí! Ambas vistas muestran las mismas conversaciones. Los cambios realizados en Kanban (actualizaciones de estado) se reflejan en la lista de Bandeja de entrada, y viceversa.
P: ¿Cuántos estados puedo crear?
R: No hay un límite estricto, pero recomendamos mantenerlo entre 5 y 7 estados para una usabilidad óptima. Demasiadas columnas pueden hacer que el tablero se vea desordenado.
P: ¿Qué pasa con las conversaciones cuando elimino un estado?
R: Al eliminar un estado, debes seleccionar un estado objetivo. Todas las conversaciones en el estado eliminado se moverán al estado objetivo automáticamente.
P: ¿Pueden los agentes ver todas las conversaciones en Kanban?
R: Los agentes solo ven conversaciones asignadas a ellos o conversaciones sin asignar. Los administradores y supervisores ven todas las conversaciones.
P: ¿Qué es la ventana de 24 horas?
R: La ventana de 24 horas indica si una conversación tuvo actividad (mensajes) en las últimas 24 horas. Esto ayuda a identificar conversaciones activas vs. inactivas.
P: ¿Puedo personalizar colores de columnas?
R: ¡Sí! Al crear o editar un estado, puedes elegir cualquier color. Usa colores consistentemente para hacer el tablero fácil de escanear.
Recursos adicionales
Módulos relacionados
- Buzón - Vista de lista tradicional de conversaciones
- Agentes - Para filtrar por agente
- Etiquetas de Contactos - Para crear etiquetas para filtrar conversaciones
Consejos para el éxito
- Comienza con estados predeterminados y agrega personalizados según sea necesario
- Usa filtros para enfocarte en conversaciones de alta prioridad
- Actualiza regularmente estados para mantener el tablero actualizado
- Usa filtro de clientes potenciales calientes para priorizar conversaciones importantes
- Monitorea estadísticas para entender el flujo de conversaciones